秦皇岛温州商会办公室档案管理制度

为加强商会办公室档案的科学管理，确保档案资料的系统性与完整性，结合商会实际情况，特制定本制度。

第一条 办公室平时要做好文件的收集、整理工作，并将该项工作做为日常工作的一项重要任务，必须认真做好。

第二条 商会各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。

第三条 文件立卷归档范围。

凡商会工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条 立卷的原则。

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条 立卷方法。

1、以年度为单位，将文件按其形成的时间顺序按年度分开。

2、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。凡是反映商会活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。

（2）长期保存。凡是在相当长时间内商会需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

（3）短期保存。凡是在较短时间内商会需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。

第六条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第七条 归档文件案卷的要求。归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第八条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

本实施办法经会员大会或理事会通过之日起生效。

秦皇岛温州商会